¿Tienen los empleados que firmar una política compliance en la empresa?

Una pregunta habitual que nos hacen quienes comienzan a diseñar su Plan Compliance es si debe un empleado firmar la politica Compliance creada por su empresa.

Con la irrupción del Compliance en nuestro sistema jurídico, se están produciendo situaciones que hacen cuestionar si el empleador puede imponer a sus empleados determinadas obligaciones inherentes a la implementación de estos mecanismos procedentes del Common Law.

Una de estas circunstancias, la podemos encontrar en el diseño de la Política de Compliance de la organización. 

Imagínense que, tras la aprobación del Sistema de compliance y sus políticas (a saber: Código de Conducta; Matriz de riesgos penales; Política Anticorrupción; habilitación de un Canal de Denuncias; formación en prevención de riesgos penales, etc.), un empleado de la compañía decide no adherirse a su contenido. Es decir, opta por no rubricar su firma sobre lo dispuesto en la Política de cumplimiento normativo que, con tanto entusiasmo, ha implementado la organización. 

¿Están los empleados obligados a firmar una política compliance?

¿Puede el empleador instar al empleado a firmar y adherirse al contenido de la política de Compliance implementada en la compañía?

¿Existe diferencia en esa “obligación” entre un empleado de nueva incorporación y otro ya integrado en la empresa? ¿cómo procedemos si un empleado de la organización rechaza adherirse a la política de Compliance de la compañía?

Vayamos por partes.

En primer lugar, las obligaciones previstas en las políticas de Compliance (por ejemplo, en el Código de Conducta de la organización, base sobre la que pivota todo programa de cumplimiento normativo) pueden considerarse una manifestación del poder de dirección del empresario que no excede de los límites contemplados en el art. 20.3 del Estatuto de los Trabajadores (E.T.).

En segundo lugar, debemos segmentar entre empleados de nueva incorporación y los que ya venían desempeñando su trabajo en la organización, a los efectos de adhesión a la política de Compliance. 

En el primer caso (empleado de nueva incorporación), el art. 38 de la Carta Magna y el 20.2 del E.T. habilitarían al empresario a no contratar con ese potencial empleado si éste no se adhiere a las políticas de cumplimiento normativo de la organización: se antoja cuanto menos difícil que ese nuevo trabajador se halle alineado con la “cultura de cumplimiento normativo” de la que tanto habla la jurisprudencia, si aquél se muestra reticente con la política organizativa de Compliance desde antes de formar parte de la compañía.

El segundo caso (empleado ya incorporado a la empresa) puede generar más complicaciones.

Vamos con un ejemplo práctico

Me explico con un supuesto de hecho: una empresa del sector de la moda diseña un Código de Conducta, en el que se establece que sus empleados no pueden aceptar ni ofrecer regalos, obsequios o invitaciones respecto de entidades privadas, que superen el umbral de 300 euros.

Un trabajador de la citada empresa, acostumbrado a recibir puntuales invitaciones de potenciales proveedores de la compañía, se niega a firmar el Código de Conducta de la organización, por no estar de acuerdo con la antedicha cláusula.   

¿Cómo debe proceder la empresa ante esta delicada situación en la que ambos, organización y empleado, tienen un punto de vista contrapuesto (y, en la que las dos partes, si el hecho se analiza pausadamente, pueden llevar cierta razón)?

En este caso y bajo mi punto de vista, el empleador debería generar evidencias de que, por diferentes vías, la compañía trató de que ese empleado firmase su compromiso con el Código de Conducta (imagínense que ese empleado “reticente”, al cabo de unas semanas, comete un delito en nombre de la organización, que está directamente relacionado con la cláusula objeto de controversia).

Algunas de esas evidencias, pueden ser:

• Remisión de correos electrónicos al referido empleado recordándole la necesidad de firmar el citado Código
• Burofax con acuse de recibo al domicilio del empleado (carácter probatorio en sede judicial)
• Documentar esa situación en el Informe Anual de Cumplimiento que el Compliance Officer remita al Órgano de Administración de la organización
• Inclusión en la intranet de la compañía de una cláusula en la que se establezca que la no firma del Código de Conducta de la organización significará una aceptación táctica de su contenido, etc.

Como vemos, con la irrupción de Compliance se están produciendo situaciones que pueden enfrentar la posición del empresario y la de sus empleados.

Para minimizarlas, es fundamental diseñar un programa de formación específico y por departamentos, con el objeto de que los empleados y directivos de la organización conozcan qué conductas están prohibidas y cómo prevenir, anticipar y reaccionar ante situaciones que pueden poner en riesgo a ellos mismas y a la organización en su conjunto.